دشّن سعادة رئيس جامعة الإمام عبد الرحمن بن فيصل المكلف، الأستاذ الدكتور فهد بن أحمد الحربي ( أمس ) ، نظام مركز الوثائق والمحفوظات بحلته الجديدة، وذلك بحضور نواب الرئيس وعمداء وعميدات الكليات والعمادات، ومدير مركز الوثائق والمحفوظات عبد الرحمن العسّوم.
وأشار رئيس الجامعة إلى أن هذا النظام يهدف إلى تطوير وتعزيز كفاءة عمل مركز الوثائق والمحفوظات من خلال الاعتماد على تقنيات حديثة قابلة للتطوير والتخصيص. ويهدف النظام إلى تحسين أنظمة إدارة الوثائق وضمان حفظها إلكترونيًا وفق أعلى معايير الجودة والأمان وأثنى الدكتور الحربي على الجهود التي بذلها المركز في تطوير الأنظمة بما يواكب أحدث التقنيات.
من جانبه، ذكر مدير مركز الوثائق والمحفوظات عبد الرحمن العسّوم أن النظام الجديد يسعى لتحقيق عدة أهداف تشغيلية، منها تحسين إدارة الوثائق الإلكترونية: من خلال تصنيف وتنظيم الوثائق بشكل فعّال وآمن، مما يساهم في تسريع التحول الرقمي ، و تعزيز رقمنة الوثائق عبر أتمتة المعاملات الورقية وتطوير سير العمل الإلكتروني ، ورفع مستوى الأمان وحماية الوثائق: من خلال توزيع الصلاحيات بشكل آمن وتعزيز أنظمة الحماية للمعاملات والوثائق ، وتحقيق الكفاءة التشغيلية: عبر تعزيز ثقافة الأرشفة وسهولة الوصول إلى الوثائق ، و يأتي هذا النظام كخطوة رائدة نحو تحقيق التحول الرقمي الكامل في إدارة الوثائق والمعاملات داخل الجامعة، بما يضمن تحسين الأداء وجودة الخدمات المقدمة حيث أن النظام الجديد يمثل نقلة نوعية في إدارة الوثائق والمعاملات الإلكترونية داخل جامعة الإمام عبدالرحمن بن فيصل، حيث يجمع بين المرونة التقنية والكفاءة التشغيلية، مما يجعله نموذجًا يُحتذى به في بيئات العمل الأكاديمية.
وتناول العسوم أبرز مميزات النظام الجديد وهي التحول الرقمي الكامل الذي يتيح النظام أتمتة العمليات الورقية التقليدية، مما يُسهم في تسريع إنجاز المعاملات وتقليل الوقت المستغرق في التعامل مع الوثائق ، والحفاظ على معايير الأمان والجودة من خلال آليات متطورة لحماية الوثائق والمعاملات الإلكترونية من أي اختراق أو تلف، و يعزز من ثقة المستخدمين ، و سهولة الوصول والتنظيم حيث يدعم النظام تصنيف الوثائق بشكل منظم يسهل الوصول إليها عند الحاجة، لرفع من كفاءة العمل اليومي ، و التطوير المستمر بفضل قابليته للتخصيص والتطوير، ويمكن للنظام التكيف مع احتياجات الجامعة المتغيرة واستيعاب المزيد من التحسينات المستقبلية ، وأن أهمية هذا التطوير في البيئة الجامعية يأتي كجزء من رؤية الجامعة لتعزيز التحول الرقمي بما يتماشى مع رؤية المملكة 2030، التي تسعى لتحسين الأداء المؤسسي وتعزيز الابتكار التقني في مختلف القطاعات كما يعكس التزام الجامعة بخلق بيئة تعليمية وإدارية تعتمد على التكنولوجيا الحديثة لتحسين جودة التعليم والخدمات المقدمة للطلاب والموظفين على حد سواء و هذا التدشين يُعد بداية لمرحلة جديدة من التطوير التقني والإداري، ويمثل خطوة إيجابية نحو تحقيق كفاءة عالية في إدارة الموارد الوثائقية، بما يضمن استدامة الأداء والتميز المؤسسي.
